Ta kollektivt ansvar för mötet

Vi sitter i möten en signifikant del av vår arbetstid och kanske även på fritiden, men vi pratar nästan aldrig om möten och om vi gör det så är det oftast illa, säger Christoph Haug, mötesforskare vid Göteborgs universitet.

Med sin forskning vill Christoph ha svar på hur vi kan förstå meningen med våra möten bättre, hur de fungerar, varför de är som de är och hur deltagarna kan vara delaktiga i mötens utformning.

Fokus på mötesledaren
Det finns mängder av böcker om hur vi åstadkommer bättre och mer effektiva möten, där fokus ofta läggs på mötesledaren. Om mötet går fel har mötesledaren gjort något fel. Om mötet är bra, så har hen gjort rätt.

– På ett sätt stämmer det ju, men det är ett ganska primitivt sätt att sköta våra möten: den starka, eller kanske hellre den skickliga ledaren. Jag är intresserad av att hitta sätt att sköta möten kollektivt. Givetvis har mötesledaren ett ansvar för mötet, men jag skulle åtminstone vilja att alla kan bedöma om ledaren gör ett bra jobb så att man kan ingripa om något går fel. Ett slags ”guerilla facilitation”, så att säga.

Vanligaste misstagen
Att utgå från att det är mötesledaren som ansvarar för mötet är ett av de vanligaste misstagen vi gör när vi har möten, menar Christoph.
För att ändra på detta måste både mötesledaren och de andra deltagarna vara överens. Om vissa deltagare försöker ”ta över” mötet när mötesledaren inte vill det, då kan det bli konflikt. Och om mötesledaren vill lämna ansvaret till deltagarna, om de inte är förberedda eller inte vill vara mer delaktiga, så blir det förmodligen frustration på båda sidor.

Målet med mötet att prata eller fatta beslut
– En annan missuppfattning är kanske att vi menar att meningen med möten framförallt är att fatta beslut och så blir man besviken när ”alla bara pratar och ingenting blir gjort”.  Men ofta gör det ju stor skillnad om man har pratat om saken eller inte och det betyder att pratet, kan vara att få något gjort.  Annorlunda sagt: om ett beslut kräver ett möte (man kan ju fatta beslut på distans också) då handlar det förmodligen om ett beslut där det är viktigt att alla som är med förstår varandra, kanske t.o.m. kan lita på varandra (vilket oftast går bättre om man förstår den andra). Och då blir det inget snabbt beslut. Då tar det tid och tålamod.

Organisationslogiken styr mötets utformning
Men det största problemet med möten ligger kanske inte i de misstag vi gör när vi har möten, utan snarare i mötens kontext.
– Jag har ännu inte riktigt utvecklat den här tanken men jag känner att det finns ett slags ”mismatch” mellan hur de flesta organisationer fungerar och hur möten fungerar. Organisationslogiken brukar vara hierarkisk medan möteslogiken skulle jag vilja hävda är mer horisontell. Som följd är det ofta organisationslogiken som tar över mötena vilket gör att man inte känner att de är meningsfulla eftersom deras potential inte kan utvecklas.

Andra regler gäller i möten än utanför
Christoph tycker att möten är så spännande att forska på eftersom ett möte är ett kraftfullt sätt att organisera kommunikation. Den nederländska sociologen Wilbert van Vree har skrivit en bok om möten som en viktig del av civilisationsprocessen och han påminner oss om att mötet som vi känner det idag började med att man kom överens att lägga ner sina vapen, att lämna dem utanför dörren, för att skapa en våldsfri zon där man pratar i stället för att slåss.
– Poängen är att det är andra regler som gäller i mötet än utanför. Dessa regler om hur man får eller inte får bete sig i möten accepterar alla deltagare medvetet eller omedvetet.
Ett möte är ett mycket reglerat sätt att kommunicera och detta är å ena sidan begränsande (tänk hur du inte få prata om vissa ämnen eftersom de inte står på agendan) men å andra sidan möjliggör dessa begränsningar att man kollektivt uppnår saker som man annars inte hade kunnat uppnå (tänk bara på reglarna för brainstorming: alla uppmanas att bidra med sina idéer, att tänka högt utan att begränsa sig, även om de är ”dumma”, inga idéer får kommenteras).

Pratar för lite om bättre möten
En annan sak som Christoph tycker är spännande med möten som forskningsobjekt är att de pågår överallt, vi sitter i möten en signifikant del av vår arbetstid och kanske även på vår fritid, men vi pratar nästan aldrig om möten och om vi gör det så är det oftast illa. Eller kanske för att skämta om hur tråkig mötet blev eller något sådant.
– Varför gör vi på detta viset? Varför pratar vi inte seriöst om hur vi kan åstadkomma bättre möten? Eller är kanske våra möten inte så dåliga fast vi vågar inte erkänna det? Detta är spännande frågor, tycker jag.

Ett språk för att prata om vad som är bra och dåligt
Med sin forskning vill Christoph bland annat hitta ett språk för att kunna prata om möten.
– I stället för att bara säga om det var ett bra eller dåligt möte, ska man kunna peka ut vad som var bra eller dålig och kanske varför, eftersom det är första steget för att kunna förändra möten. Ju bättre man förstår möten, desto mer kan man påverka mötets gång redan under själva mötet.

Googla bättre möten
När jag ber Christoph Haug om hans bästa mötestips blir svaret: Googla ”bättre möten” eller ”better meetings”.
– Du kommer att hitta ett oändligt antal tips och det är bara du som kan avgöra vilka av dessa passar dina möten bäst. Min poäng är ju att det vore bättre att komma bort från att försöka hitta den magiska formeln och i stället reflektera över vad som pågår i just mina möten. Det är lite som att välja mellan snabbmat och att laga själv.

Vilka är dina bästa tips för att åstadkomma meningsfulla möten?
Mötesforskaren Christoph Haug har skapat ett online-forum speciellt för er som läser CoreCodes nyhstsbrev. Syftet är att få igång ett utbyte av idéer och tankar för alla er som på något sätt intresserar er för möten.
Välkommen att dela med dig av dina erfarenheter och tips!